Kennzahlen ermitteln und auswerten

Einstieg: Warum das Lager Zahlen liefert

Ein Azubi im dritten Ausbildungsjahr wechselt für sechs Wochen in die Abteilung Rechnungswesen. Am ersten Tag sagt die Abteilungsleiterin: „Hier laufen alle Informationen des Betriebs zusammen, und von hier gehen die Zahlen zurück ins Lager.“ Der Azubi ist überrascht: Er hatte Buchhaltung bisher für reine Büroarbeit gehalten.

Das Rechnungswesen rechnet mit dem, was im Lager gebucht wird. Schlechte Daten im Lager bedeuten falsche Zahlen im Büro.

Aufgaben des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen arbeitet für zwei sehr verschiedene Adressaten. Nach innen liefert es Entscheidungsgrundlagen, nach außen erfüllt es Pflichten. Wer das trennt, versteht sofort, warum manche Zahlen freiwillig und andere vorgeschrieben sind.

Nach innen: drei Funktionen, die aufeinander aufbauen

Funktion	Frage, die sie beantwortet	ohne sie …
Dokumentation	Was ist geschehen?	gibt es keine Grundlage, weder für Kontrolle noch für Entscheidungen
Kontrolle	Stimmt es, und ist es wirtschaftlich?	fallen Fehler und Verluste erst auf, wenn sie groß sind
Disposition	Was folgt daraus?	entscheidet man nach Gefühl statt nach Zahlen

Die Reihenfolge ist zwingend: Nur was erfasst wurde, lässt sich kontrollieren, und nur was kontrolliert wurde, taugt als Entscheidungsgrundlage.

Nach außen: zwei Pflichten

Funktion	gegenüber wem	wozu
Information	Banken, Gesellschaftern, Lieferanten, Beschäftigten	damit sie beurteilen können, wie der Betrieb dasteht
Rechenschaft	Finanzbehörden	als Grundlage für die Besteuerung (hier besteht kein Wahlrecht)

Was die Außenstehenden genau wissen wollen

Wer	interessiert sich für
Finanzamt	Gewinn als Bemessungsgrundlage der Steuern
Banken	Eigenkapitalanteil und Ertragslage, also die Kreditwürdigkeit
Eigentümer und Gesellschafter	Gewinnverteilung und Kontrolle der Geschäftsführung
Lieferanten	Zahlungsfähigkeit, bevor sie auf Ziel liefern
Beschäftigte und Betriebsrat	wirtschaftliche Lage und damit die Sicherheit der Arbeitsplätze

Nach innen erfassen, kontrollieren und entscheiden. Nach außen informieren und Rechenschaft ablegen. Letzteres ist Pflicht.

Dokumentation und Kontrolle im Lageralltag

Die drei internen Funktionen klingen abstrakt. Im Lager sehen sie so aus:

Funktion	im Lager
Dokumentation	Wareneingang buchen, Entnahmen scannen, Schäden protokollieren, Arbeitszeiten erfassen
Kontrolle	Inventur, Abgleich von Buch- und Istbestand, Auswertung von Reklamationen und Termintreue
Disposition	Bestellmengen festlegen, Personaleinsatz planen, über Technik oder Fläche entscheiden

Die Reihenfolge ist keine Kür: Ohne saubere Dokumentation gibt es nichts zu kontrollieren, und ohne Kontrolle entscheidet man nach Gefühl.

Erst erfassen, dann kontrollieren, dann entscheiden. Wer den ersten Schritt schleifen lässt, kann die beiden anderen nicht mehr gehen.

Die vier Teilbereiche

Die fünf Funktionen aus dem vorigen Beitrag erledigt nicht ein einzelnes System, sondern ein Verbund aus vier Teilbereichen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, in welche Zeitrichtung sie blicken und ob sie vorgeschrieben sind oder nicht.

Teilbereich	Frage	Blickrichtung
Buchführung	Was ist geschehen?	Vergangenheit, gesetzlich vorgeschrieben
Kosten- und Leistungsrechnung	Was kostet was?	innerbetrieblich, freiwillig
Statistik	Wie entwickelt sich das?	Vergleich über Zeit und Bereiche
Planung	Was erwarten wir?	Zukunft

Die Buchführung ist der Ausgangspunkt: Sie liefert die Zahlen, mit denen die anderen drei arbeiten. Deshalb heißt sie auch der grundlegende Teil des Rechnungswesens.

Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik, Planung: Die Buchführung liefert die Daten für die übrigen drei.

Kosten- und Leistungsrechnung

Die Buchführung erfasst, was der Betrieb nach außen abrechnet. Die Kosten- und Leistungsrechnung schaut nach innen: Sie ordnet die Kosten den Bereichen und Leistungen zu, die sie verursacht haben.

Drei Stufen

• Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind angefallen? Personal, Material, Energie, Abschreibungen
• Kostenstellenrechnung: Wo sind sie angefallen? Wareneingang, Lager, Kommissionierung, Versand
• Kostenträgerrechnung: Wofür sind sie angefallen? je Auftrag, je Sendung, je Palette

Sie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne sie weiß ein Betrieb aber nicht, ob eine Leistung Geld bringt oder kostet.

Die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt, welcher Bereich und welche Leistung welche Kosten verursacht.

Statistik und Kennzahlen

Die Statistik bereitet die Zahlen aus Buchführung und Kostenrechnung so auf, dass Entwicklungen sichtbar werden: im Zeitvergleich, im Vergleich zwischen Bereichen oder im Vergleich mit anderen Betrieben.

Typische Lagerkennzahlen

Eine einzelne Kennzahl sagt wenig. Erst der Vergleich macht sie zur Information.

Kennzahlen verdichten viele Daten zu einer Zahl. Ihren Wert bekommen sie durch den Vergleich.

Planung

Die Planung richtet den Blick nach vorn. Sie nutzt die Zahlen der Vergangenheit, um Erwartungen für die Zukunft aufzustellen und um später zu prüfen, ob sie eingetreten sind.

Was geplant wird

• Absatz und Umsatz als Ausgangspunkt für alles Weitere
• Beschaffung und Bestände
• Personaleinsatz, auch saisonal
• Investitionen in Technik, Fläche und Fahrzeuge
• Liquidität, also die Zahlungsfähigkeit über das Jahr

Soll-Ist-Vergleich

Planung ohne Nachkontrolle bleibt Wunschdenken. Deshalb werden die Planwerte laufend mit den Istwerten verglichen. Abweichungen sind kein Grund zur Panik, sondern ein Anlass nachzufragen: einmaliger Ausreißer oder dauerhafte Veränderung?

Planung nutzt die Zahlen von gestern für morgen. Erst der Soll-Ist-Vergleich macht sie nützlich.

Übung: Bereiche und Aufgaben

Jede Zahl hat einen Zweck: erfassen, verteilen, vergleichen oder vorausschauen.

Einstieg: Was an einem Tag alles passiert

An einem normalen Dienstag in einem Handelsbetrieb: Zwei Lkw werden entladen, drei Lieferantenrechnungen gehen ein, 140 Kundenaufträge werden kommissioniert, eine Rechnung über 8 400 € wird an einen Kunden geschickt, die Miete für die Halle wird abgebucht, ein Kunde überweist 3 200 €, und die Löhne für den Monat gehen raus.

Diese Aufzeichnungen (früher tatsächlich in Büchern) heißen Buchführung.

Kein Gedächtnis reicht für ein Geschäftsjahr. Buchführung hält fest, was geschehen ist, und beweist es.

Der Geschäftsvorfall

An einem Arbeitstag passiert vieles, aber nur ein Teil davon muss gebucht werden. Die Unterscheidung ist kein Formalismus: Sie entscheidet, wofür ein Beleg gebraucht wird und was gar nicht erst in die Buchhaltung gehört.

Was ein Geschäftsvorfall ist und was nicht

Geschäftsvorfall	kein Geschäftsvorfall
Wareneingang mit Rechnung	Bestellung beim Lieferanten
Zahlung einer Rechnung	Angebot eines Lieferanten
Barverkauf an der Theke	Einstellungsgespräch
Abbuchung der Hallenmiete	Umlagerung einer Palette innerhalb des Lagers

Die Prüffrage

Ist der Betrieb danach reicher, ärmer oder anders zusammengesetzt als vorher? Lautet die Antwort nein, war es kein Geschäftsvorfall.

• Bestellung und Angebot sind Absichtserklärungen. Sie verpflichten vielleicht, verändern aber weder Vermögen noch Schulden. Das tun erst Lieferung und Rechnung.
• Eine Umlagerung verändert den Lagerplatz, nicht den Wert. Im Lagerverwaltungssystem wird sie erfasst, in der Buchhaltung nicht.
• Ein Arbeitsvertrag begründet künftige Zahlungen. Gebucht wird erst die Lohnzahlung.

Umgekehrt gilt: Auch Vorgänge ohne Geldfluss sind Geschäftsvorfälle, wenn sie Werte verändern, etwa der Warenschwund, der bei der Inventur auffällt, oder die Abschreibung auf einen Stapler.

Ein Geschäftsvorfall verändert Vermögen oder Schulden. Absichtserklärungen und interne Umlagerungen tun das nicht.

Buchführung: Definition und Aufgaben

Drei Merkmale, und jedes hat eine praktische Folge:

Merkmal	bedeutet	wird verletzt durch
vollständig	kein Vorgang fehlt, auch kein unangenehmer	nicht gebuchte Barverkäufe, vergessener Schwund
zeitlich geordnet	jeder Vorgang steht an seinem Datum	Belege, die monatelang liegen bleiben und dann gesammelt gebucht werden
belegt	zu jeder Buchung existiert ein Nachweis	Buchungen „aus dem Kopf“ ohne Belegverweis

Fehlt eines davon, ist die Buchführung nicht ordnungsmäßig, mit der Folge, dass das Finanzamt sie verwerfen und den Gewinn schätzen darf.

Aufgaben der Buchführung

• Vermögen und Schulden zu Beginn und am Ende eines Geschäftsjahres festhalten
• alle Veränderungen laufend aufzeichnen
• den Erfolg ermitteln, also Gewinn oder Verlust
• Grundlage für die Besteuerung liefern
• Zahlen für Kalkulation, Kostenrechnung und Statistik bereitstellen
• als Beweismittel dienen, etwa bei Streit mit Kunden oder Lieferanten

Buchführung zeichnet alle Geschäftsvorfälle lückenlos und zeitlich geordnet auf: für Erfolg, Steuern und Beweis.

Buchführungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch

Um Eigentümer und Gläubiger zu schützen, verpflichten mehrere Gesetze zur Buchführung. Die wichtigste handelsrechtliche Vorschrift ist § 238 HGB:

Der sachverständige Dritte

Dieser Satz wird gern überlesen, ist aber entscheidend: Die Buchführung muss für einen fremden Fachmann nachvollziehbar sein, etwa für einen Betriebsprüfer. Private Kürzel, unklare Belegablagen oder „das weiß nur der Kollege“ genügen nicht.

Ausnahme für kleine Einzelkaufleute

Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800 000 € Umsatzerlöse und nicht mehr als 80 000 € Jahresüberschuss aufweisen. Diese Grenzen wurden 2024 angehoben; ältere Bücher nennen noch 600 000 € und 60 000 €.

Jeder Kaufmann muss Bücher führen, nachvollziehbar für einen sachverständigen Dritten. Kleine Einzelkaufleute sind bis 800 000 € Umsatz und 80 000 € Gewinn befreit.

Buchführungspflicht nach der Abgabenordnung

Neben dem Handelsrecht verpflichtet auch das Steuerrecht zur Buchführung. § 141 AO gilt für Gewerbetreibende, die nicht schon nach HGB buchführungspflichtig sind. Sie müssen Bücher führen, wenn sie eine dieser Grenzen überschreiten:

Größe	Grenze heute	Grenze bis 2023
Umsatz im Kalenderjahr	mehr als 800 000 €	600 000 €
Gewinn im Wirtschaftsjahr	mehr als 80 000 €	60 000 €

Die Werte wurden durch das Wachstumschancengesetz angehoben und gelten seit 2024. Lehrbücher mit den alten Zahlen sind an dieser Stelle überholt.

Wichtig für die Praxis

• Die Pflicht beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten. Das Finanzamt teilt sie mit, und sie gilt ab dem folgenden Wirtschaftsjahr.
• Es genügt, eine der beiden Grenzen zu überschreiten.
• Freiberufler (etwa Ärzte, Anwälte, Steuerberater) sind unabhängig von der Höhe nicht nach § 141 AO buchführungspflichtig.

Steuerlich buchführungspflichtig ab 800 000 € Umsatz oder 80 000 € Gewinn. Eine überschrittene Grenze reicht.

Die Alternative: Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wer nicht buchführungspflichtig ist, darf seinen Gewinn einfacher ermitteln: mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

	Doppelte Buchführung	Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Gewinn	Betriebsvermögensvergleich über die Bilanz	Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben
Zeitpunkt	bei Entstehung der Forderung oder Schuld	bei Zahlung (Zufluss und Abfluss)
Inventur	vorgeschrieben	nicht erforderlich
Abschluss	Bilanz und Erfolgsrechnung	Anlage EÜR zur Steuererklärung

Für Fachkräfte im Lager ist vor allem wichtig: Wo bilanziert wird, ist die Inventur Pflicht. Das ist der Punkt, an dem die Buchführung das Lager direkt erreicht.

Die EÜR rechnet mit Zahlungen, die Buchführung mit Forderungen und Schulden. Nur wer bilanziert, muss Inventur machen.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die GoB sind kein einzelnes Gesetz, sondern Regeln, die sich aus Handelsrecht, Steuerrecht, Rechtsprechung und Praxis ergeben. Sie werden laufend weiterentwickelt.

Die wichtigsten Grundsätze

• Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss geordnet und verständlich sein.
• Vollständigkeit: Kein Geschäftsvorfall darf fehlen.
• Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen sachlich und rechnerisch stimmen.
• Zeitgerechtheit: Zeitnah buchen; Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss sich vom Beleg bis zum Abschluss und zurück verfolgen lassen.
• Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht unleserlich gemacht werden. Korrekturen erfolgen so, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
• Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg.

Aus der Zeit der Papierbücher stammen Regeln wie: in lebender Sprache schreiben, keine Bleistifteintragungen, keine Korrekturmittel, leere Zwischenräume entwerten. Der Gedanke dahinter gilt unverändert, nur heißt er in der EDV Protokollierung und Änderungssicherheit.

Klar, vollständig, richtig, zeitgerecht, nachvollziehbar, unveränderbar. Und keine Buchung ohne Beleg.

GoBD: die GoB für digitale Buchführung

Heute entstehen Belege und Buchungen fast nur noch elektronisch. Dafür gibt es die GoBD: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und ergänzen die GoB; inhaltlich gelten dieselben Prinzipien wie bei Papierbüchern.

Was daraus folgt

• Unveränderbarkeit: Ein einmal erfasster Datensatz darf nicht spurlos geändert werden. Änderungen müssen protokolliert sein.
• Originalformat: Ein elektronisch empfangener Beleg wird elektronisch aufbewahrt. Ausdrucken und wegwerfen genügt nicht.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen für eine Prüfung lesbar und auswertbar bleiben.
• Verfahrensdokumentation: Es muss beschrieben sein, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden und wer wofür zuständig ist.
• Datenzugriff: Bei einer Prüfung kann die Finanzverwaltung auf die Daten zugreifen.

Die GoBD übertragen die GoB auf die EDV: unveränderbar, im Originalformat, auswertbar und dokumentiert.

Aufbewahrungsfristen

Geschäftsunterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Die Fristen wurden zum 1. Januar 2025 geändert:

Unterlage	Frist
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen	10 Jahre
Buchungsbelege, zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine als Buchungsgrundlage	8 Jahre (früher 10)
empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails	6 Jahre

Die Verkürzung auf acht Jahre für Buchungsbelege stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Lehrbücher mit durchgängig zehn Jahren sind an dieser Stelle veraltet.

Wann die Frist beginnt

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der Abschluss aufgestellt wurde.

Zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht für Buchungsbelege, sechs für Geschäftsbriefe, gerechnet ab Jahresende.

Die E-Rechnung im Geschäftsverkehr

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen.

Zeitpunkt	Was gilt
seit 1.1.2025	Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
ab 1.1.2027	Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800 000 € Vorjahresumsatz
ab 1.1.2028	Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen im Geschäftsverkehr

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm, den Software automatisch auslesen kann. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an private Endkunden.

Empfangen muss jeder Betrieb seit 2025, ausstellen alle spätestens ab 2028. Ein PDF ist keine E-Rechnung.

Keine Buchung ohne Beleg

Der bekannteste Satz der Buchführung ist zugleich der wichtigste: Keine Buchung ohne Beleg. Jede Buchung muss sich auf einen Nachweis stützen, und jeder Beleg muss auffindbar sein.

Belegart	Beispiele
externe Belege	Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine des Lieferanten, Gutschriften
interne Belege	Kopien der Ausgangsrechnungen, Materialentnahmescheine, Lohnlisten, Eigenbelege

Belege, die im Lager entstehen

• Wareneingangsschein und abgezeichneter Lieferschein
• Schadensprotokoll mit Fotos
• Retourenschein
• Inventurlisten und Zähllisten
• Entnahmescheine für Verpackungsmaterial

Diese Papiere sind keine Formsache. Sie sind der Nachweis dafür, dass eine Buchung stimmt, und im Streitfall das einzige Argument, das zählt.

Jede Buchung braucht einen Beleg, und jeder Beleg muss wiederauffindbar sein. Das Lager erzeugt Belege: sorgfältig oder gar nicht.

Übung: Buchführung und Vorschriften

Wer die Grenzen, Fristen und Grundsätze kennt, erkennt sofort, ob eine Buchführung sauber geführt ist.

Einstieg: Warum einmal im Jahr gezählt wird

Zwischen Weihnachten und Neujahr steht in vielen Betrieben die Inventur an. Ein Azubi fragt: „Wir buchen doch jede Entnahme. Warum zählen wir dann trotzdem alles nach?“

Gebucht wird das ganze Jahr, gezählt wird einmal. Erst der Abgleich zeigt, ob die Zahlen stimmen.

Die Inventur

§ 240 HGB verpflichtet jeden Kaufmann, bei der Gründung und zum Schluss jedes Geschäftsjahres sein Vermögen und seine Schulden zu ermitteln. Die dafür nötige Aufnahme der Bestände heißt Inventur.

Drei Angaben, und jede fehlt einmal in der Praxis: Wer nur zählt, weiß die Menge, aber nicht, welche Ausführung im Regal liegt. Wer nur Artikelnummern erfasst, kennt die Art, aber nicht den Bestand. Und ohne Bewertung hat man eine Zählliste, aber keine Zahl für die Bilanz.

Ziel

Die Buchhaltung führt während des Jahres einen rechnerischen Bestand fort: den Sollbestand. Was wirklich im Regal steht, ist der Istbestand. Beide Zahlen driften zwangsläufig auseinander, weil nicht jeder Bruch, jeder Fehlgriff und jeder Schwund gebucht wird.

Die Inventur bringt sie wieder zusammen. Die Lücke dazwischen heißt Inventurdifferenz und ist kein Betriebsunfall, sondern der eigentliche Ertrag der Übung: Sie zeigt, wo im Ablauf etwas nicht stimmt.

Zwei Wege der Erfassung

• körperliche Inventur für alles, was man anfassen kann: Waren, Maschinen, Fuhrpark, Kassenbestand
• Buchinventur für alles, was nur auf dem Papier existiert: Forderungen, Bankguthaben, Verbindlichkeiten, Darlehen

Für die Fachkraft im Lager ist die körperliche Inventur der Teil, an dem sie unmittelbar mitwirkt.

Inventur heißt: Bestände nach Art, Menge und Wert aufnehmen und mit der Buchhaltung abgleichen.

Zählen, messen, wiegen, schätzen, berechnen

Nicht jeder Bestand lässt sich zählen. Welches Verfahren zulässig ist, richtet sich danach, wie genau das Ergebnis sein muss und was der Aufwand kostet. Fünf Wege sind anerkannt, hier vom genauesten zum gröbsten:

Verfahren	Genauigkeit	eingesetzt bei	Beispiel aus dem Lager
Zählen	exakt	abzählbaren Einheiten	Paletten, Gebinde, Geräte, Ersatzteile
Messen	sehr genau	Längen, Flächen, Volumen	Rollenware wie Stretchfolie, Kabel, Schläuche
Wiegen	genau, wenn das Stückgewicht stimmt	Kleinteilen in großer Stückzahl	Schrauben, Dübel, Klammern
Berechnen	rechnerisch genau	Behälterinhalten über Maße und Füllstand	Flüssigkeiten im Tank, Silobestände
Schätzen	Näherung	Haufwerken, bei denen Zählen unverhältnismäßig wäre	Schüttgut auf Halde

Dass die Reihenfolge eine Rangfolge ist, hat einen Grund: Geschätzt werden darf nur, wo genauer nicht zumutbar ist. Wer aus Bequemlichkeit schätzt, riskiert, dass die Inventur nicht anerkannt wird.

Beim Wiegen von Kleinteilen wird über das Durchschnittsgewicht auf die Stückzahl geschlossen.

Für jedes Verfahren außer dem Zählen gilt: Das Vorgehen muss dokumentiert sein. Bei welchem Stückgewicht wurde gerechnet, wie wurde der Füllstand ermittelt, worauf stützt sich die Schätzung? Ohne diese Angaben ist das Ergebnis für einen Prüfer nicht überprüfbar und damit wertlos.

Zählen, messen, wiegen, schätzen, berechnen: Das Verfahren richtet sich nach der Ware, nicht nach der Bequemlichkeit.

Die drei Inventurverfahren

Nach dem Zeitpunkt der Bestandsaufnahme lässt das HGB drei Vorgehensweisen zu:

Verfahren	Zeitpunkt	Besonderheit
Stichtagsinventur	am Bilanzstichtag, zulässig innerhalb von zehn Tagen davor oder danach	Bestandsveränderungen zwischen Aufnahme und Stichtag müssen fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden
verlegte Inventur	innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Stichtag	Der Wert wird auf den Stichtag fortgeschrieben. Entlastet Spitzenzeiten.
permanente Inventur	über das ganze Jahr verteilt	Jeder Artikel wird mindestens einmal jährlich körperlich aufgenommen. Voraussetzung ist eine einwandfreie Lagerbuchführung.

Dazu kommt die Stichprobeninventur: Der Bestand wird anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren folgend aus einer Stichprobe hochgerechnet. Sie lohnt vor allem in großen, gut geführten Lagern.

Ausführlich behandelt sind die Verfahren in Lernfeld 3.

Stichtag, verlegt oder permanent: Entscheidend ist, dass der Bestand zum Stichtag belegbar ist.

Inventurdifferenzen

Weicht der Istbestand vom Sollbestand ab, liegt eine Inventurdifferenz vor. Sie wird nicht einfach ausgebucht, sondern zuerst untersucht.

Typische Ursachen

• Buchungsfehler: falsche Menge, falscher Artikel, doppelte Buchung
• Fehlgriffe in der Kommissionierung, oft bei ähnlichen Artikeln
• Bruch und Verderb, der nicht ausgebucht wurde
• Schwund und Diebstahl
• Zählfehler bei der Inventur selbst
• Ware auf dem falschen Lagerplatz (sie fehlt hier und ist anderswo zu viel)

Erst nach der Klärung wird der Buchbestand an den Istbestand angepasst. Der Istbestand ist maßgeblich, denn die Bilanz muss die tatsächlichen Verhältnisse zeigen.

Erst Ursache suchen, dann korrigieren. Gebucht wird auf den Istbestand. Er ist die Wirklichkeit.

Das Inventar

Die bei der Inventur ermittelten Werte werden in einem besonderen Verzeichnis zusammengestellt: dem Inventar. Auch das verlangt § 240 HGB: Der Kaufmann hat seine Grundstücke, Forderungen und Schulden, den Betrag des baren Geldes und die sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei deren Wert anzugeben.

Diese beiden Begriffe werden in Prüfungen regelmäßig vertauscht. Die Merkhilfe: Inventur wie durchführen, Inventar wie Verzeichnis.

Aufbau in drei Teilen

Teil	Inhalt
A. Vermögen	alles, was dem Unternehmen gehört, geordnet nach zunehmender Flüssigkeit
B. Schulden	alles, was noch zu zahlen ist, geordnet nach abnehmender Fristigkeit
C. Reinvermögen	Vermögen minus Schulden = Eigenkapital

Das Inventar wird in Staffelform aufgestellt: Die Positionen stehen untereinander, nicht nebeneinander. Es ist vom Inhaber zu unterschreiben und zehn Jahre aufzubewahren.

Inventur ist die Tätigkeit, Inventar das Ergebnis: ein Verzeichnis nach Art, Menge und Wert in Staffelform.

Teil A: das Vermögen

Zum Vermögen gehört alles, was dem Unternehmen gehört. Die Reihenfolge im Inventar ist dabei nicht beliebig: Sie folgt dem Grundsatz der zunehmenden Flüssigkeit. Oben steht, was sich am schlechtesten zu Geld machen lässt, unten das Geld selbst.

Getrennt wird das Vermögen nach einer einzigen Frage: Ist dieser Gegenstand dazu da, im Betrieb zu bleiben, oder dazu, den Betrieb wieder zu verlassen?

I. Anlagevermögen: soll bleiben

Werkzeuge der Leistungserstellung. Sie werden benutzt, nicht verkauft, und stehen dem Betrieb über Jahre zur Verfügung:

• Grundstücke und Gebäude
• Maschinen und Anlagen, etwa Regalanlagen oder Fördertechnik
• Fuhrpark, auch Stapler und Lkw
• Betriebs- und Geschäftsausstattung

II. Umlaufvermögen: soll gehen

Alles, was zum Verkauf, zum Verbrauch oder zur Umwandlung in Geld bestimmt ist. Der Bestand wechselt laufend, daher der Name:

• Waren und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Forderungen an Kunden, also Beträge, die der Betrieb noch zu bekommen hat
• Bankguthaben
• Kassenbestand

Anlagevermögen bleibt lange, Umlaufvermögen ist in Bewegung. Geordnet wird von schwer verkäuflich bis bar.

Teil B: die Schulden

Schulden sind alles, was der Betrieb noch zu zahlen hat. In der Buchhaltung heißen sie Verbindlichkeiten.

Geordnet wird nach abnehmender Fristigkeit, also genau umgekehrt zum Vermögen. Das hat einen praktischen Sinn: Liest man Aktiv- und Passivseite auf gleicher Höhe, stehen sich jeweils ähnlich lang gebundene Positionen gegenüber. Langfristiges Vermögen oben, langfristiges Kapital oben.

Die Grenze zwischen lang- und kurzfristig liegt bei einem Jahr Restlaufzeit. Entscheidend ist dabei die Rest-, nicht die ursprüngliche Laufzeit: Ein Darlehen über zehn Jahre, das im nächsten Frühjahr ausläuft, ist eine kurzfristige Schuld.

Gruppe	Beispiele	typische Laufzeit
I. Langfristige Schulden	Hypothekenschulden, Darlehensschulden	mehr als ein Jahr
II. Kurzfristige Schulden	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Kontokorrentkredit, sonstige Verbindlichkeiten	bis zu einem Jahr

Alle Schulden zusammen bilden das Fremdkapital. Fremd heißt: Das Geld gehört jemand anderem und muss zurückgezahlt werden.

Deshalb ist die Trennung nach Fristigkeit keine Formalie: Sie zeigt, welche Beträge bald fällig werden.

Schulden sind Fremdkapital. Erst die langfristigen, dann die kurzfristigen: Die Reihenfolge zeigt die Dringlichkeit.

Teil C: das Reinvermögen

Die ersten beiden Teile des Inventars zählen auf, was da ist und was davon fremdfinanziert wurde. Der dritte Teil beantwortet die Frage, die daraus folgt: Was bleibt übrig, wenn alle Schulden bezahlt wären?

Dieser Rest heißt Reinvermögen oder Eigenkapital. Er wird nicht gezählt und nicht gemessen, sondern ausschließlich errechnet: Er ist die Differenz zwischen den ersten beiden Teilen.

Warum die Zahl so wichtig ist

• Sie zeigt, wie viel dem Unternehmen nach Abzug aller Schulden wirklich gehört.
• Steigt sie von Jahr zu Jahr, hat der Betrieb Gewinn gemacht und im Unternehmen belassen.
• Banken achten darauf: Ein hoher Eigenkapitalanteil bedeutet Sicherheit und bessere Kreditkonditionen.
• Wird das Reinvermögen negativ, sind die Schulden größer als das Vermögen. Das ist die bilanzielle Überschuldung.

Reinvermögen = Vermögen minus Schulden. Es ist der Teil des Betriebs, der wirklich dem Unternehmen gehört.

Musteraufgabe: ein Inventar aufstellen

Drei Fehler, die in dieser Aufgabe immer wieder vorkommen

Fehler	woran man ihn merkt
Fahrzeuge einzeln aufführen	Gleichartiges wird im Inventar zu einer Position zusammengefasst, hier zum Fuhrpark.
Mengen weglassen und nur den Wert nennen	Das Inventar verlangt Art, Menge und Wert. Ohne Menge fehlt ein Drittel der Angabe.
Reinvermögen mitzählen	Es wird nicht erfasst, sondern errechnet. Wer es zum Vermögen addiert, zählt es doppelt.

Erst Vermögen nach zunehmender Flüssigkeit, dann Schulden nach abnehmender Fristigkeit, zum Schluss die Differenz.

Erstmal: Was ist eine Bilanz überhaupt?

Eine Bilanz ist ein Foto. Kein Video, kein Film, sondern ein Foto von einem einzigen Moment. Meistens wird dieses Foto am 31.12. gemacht. Es zeigt: Was hat der Betrieb an diesem Tag, und wem gehört das eigentlich? Was danach passiert, ist nicht mehr drauf. Deshalb steht über jeder Bilanz ein Datum, der sogenannte Stichtag.

Das Besondere: Die Bilanz zeigt dasselbe zweimal. Einmal von links, einmal von rechts.

Links und rechts: zwei Blicke auf dasselbe Geld

Warum beide Seiten immer gleich hoch sind

Genau deswegen sind beide Seiten immer exakt gleich hoch. Jeder Euro, der links in irgendeiner Form steckt (als Halle, als Ware, als Kontostand), muss rechts irgendwoher gekommen sein. Entweder aus deiner Tasche oder aus der von jemand anderem. Eine dritte Möglichkeit gibt es nicht.

Deshalb heißt die letzte Zeile auf beiden Seiten Bilanzsumme, und sie trägt zweimal dieselbe Zahl. Wenn sie das nicht tut, hast du dich verrechnet oder etwas vergessen. Das ist die eingebaute Fehlerkontrolle der Buchführung.

Die Aktivseite: von schwerfällig nach flüssig

Jetzt wird es interessant. Die Positionen stehen nicht wild durcheinander, sondern in einer festen Reihenfolge, und die folgt einer einzigen Frage:

Wie schnell kriege ich daraus Geld?

Ganz oben steht, was am längsten braucht. Ganz unten steht das Geld selbst. Das teilt die linke Seite in zwei Blöcke:

Anlagevermögen: alles, was dem Betrieb langfristig dient und nicht zum Verkauf gedacht ist. Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Der Stapler steht im Hof, damit du damit arbeitest, nicht damit du ihn verkaufst. Wenn du ihn doch zu Geld machen willst, brauchst du erst mal einen Käufer, und das dauert.

Umlaufvermögen: alles, was ständig in Bewegung ist. Rohstoffe werden verbraucht, Waren werden verkauft, Forderungen werden bezahlt, Geld fließt rein und raus. Der Name sagt es schon: Es läuft um.

Auf dem Bild siehst du die Zeitmarken rechts neben jeder Position:

• Gebäude und Grundstücke: Jahre. Eine Halle verkauft man nicht mal eben.
• Maschinen, Fuhrpark, Ausstattung: Monate. Es gibt einen Gebrauchtmarkt, aber du machst Verlust und brauchst Geduld.
• Rohstoffe und Waren: Wochen. Erst muss die Ware raus, dann muss der Kunde zahlen.
• Forderungen: Tage. Die Rechnung ist schon geschrieben, du wartest nur noch auf den Zahlungseingang.
• Kasse und Bank: sofort. Das ist schon Geld. Da muss gar nichts mehr umgewandelt werden.

Deshalb der rote Pfeil auf dem Bild. Lies die linke Seite von unten nach oben, dann liest du sie nach Geschwindigkeit: von „habe ich sofort“ bis „dauert Jahre“.

Die Passivseite: von nie fällig nach bald fällig

Rechts läuft dieselbe Logik, nur mit einer anderen Frage:

Wann muss ich das zurückzahlen?

Eigenkapital steht ganz oben. Das ist das Geld, das dir selbst gehört. Du musst es niemandem zurückgeben, es hat keinen Fälligkeitstermin. Deshalb ist es das ruhigste Kapital, das ein Betrieb haben kann.

Fremdkapital steht darunter, und zwar von langfristig nach kurzfristig:

• Darlehen: läuft oft über Jahre, feste Raten, planbar.
• Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung: Das sind offene Lieferantenrechnungen. Zahlungsziel meist 14 bis 30 Tage. Die sind schnell fällig.

Die Bilanz als Kurzfassung des Inventars

Das Inventar ist genau, aber unübersichtlich. Deshalb verlangt § 242 HGB zusätzlich eine kurz gefasste Übersicht, die auf einen Blick zeigt, wie das Unternehmen dasteht: die Bilanz.

Was dabei wegfällt und was gewonnen wird

Die Bilanz entsteht aus dem Inventar durch zwei Eingriffe:

Eingriff	Verlust	Gewinn
Gleichartige Posten werden zu einer Zahl zusammengefasst, Mengen und Einzelpreise entfallen	Man sieht nicht mehr, woraus sich ein Posten zusammensetzt	Aus einer Liste über mehrere Seiten wird eine Übersicht, die auf eine Seite passt
Aus der Staffelform untereinander wird die Kontenform nebeneinander	Die Reihenfolge des Inventars ist nicht mehr durchgängig erkennbar	Vermögen und Kapital stehen sich gegenüber: Die Frage „Wo steckt das Geld?“ und „Wo kommt es her?“ lässt sich in einem Blick beantworten

Beide Eingriffe kosten Genauigkeit. Deshalb ersetzt die Bilanz das Inventar nicht: Beide müssen aufgestellt und aufbewahrt werden. Wer eine Position in der Bilanz nachprüfen will, geht zurück ins Inventar.

In der Bilanz heißen die Vermögenswerte Aktiva und stehen links, die Kapitalwerte heißen Passiva und stehen rechts.

Die Bilanz fasst das Inventar zusammen: keine Mengen, nur Gesamtwerte und statt Staffelform die Kontenform.

Die Bilanzgleichung

Dass beide Bilanzseiten immer gleich hoch sind, wirkt zunächst wie ein Zufall. Es ist aber zwingend, und der Grund lässt sich an einem einzigen Vorgang zeigen.

Genau das tut die Bilanz für den gesamten Betrieb: Die linke Seite zählt auf, was da ist, die rechte Seite, wem es wirtschaftlich zusteht: den Gläubigern als Fremdkapital, dem Inhaber als Eigenkapital. Da jeder Wert genau einmal links und genau einmal rechts erscheint, müssen die Summen übereinstimmen.

	linke Seite: Aktiva	rechte Seite: Passiva
beantwortet	Was besitzt der Betrieb?	Wem steht es zu?
enthält	Anlage- und Umlaufvermögen	Eigen- und Fremdkapital
ändert sich bei	jedem Kauf, Verkauf, Verbrauch	jeder Kreditaufnahme, Tilgung, Einlage
Fachbegriff	Mittelverwendung	Mittelherkunft

Die beiden Fachbegriffe sollten Sie sich merken: In Prüfungsaufgaben steht oft nur Mittelverwendung und Mittelherkunft, ohne dass Aktiva und Passiva genannt werden.

Daraus folgt die Bilanzgleichung:

Das Wort Bilanz stammt vom italienischen bilancia (Waage). Eine Waage, die nicht im Gleichgewicht ist, ist keine Bilanz, sondern ein Rechenfehler.

Links steht, wofür das Geld verwendet wurde, rechts, woher es kam. Deshalb sind beide Seiten immer gleich hoch.

Musteraufgabe: aus dem Inventar wird die Bilanz

Aktiva	€	Passiva	€
I. Anlagevermögen		I. Eigenkapital	165 000,00
Grundstück und Gebäude	240 000,00	II. Fremdkapital
Fuhrpark	48 000,00	Hypothek	150 000,00
Betriebs- und Geschäftsausstattung	42 000,00	Darlehen	60 000,00
II. Umlaufvermögen		Verbindlichkeiten	45 000,00
Waren	26 200,00
Forderungen	8 000,00
Bank	50 000,00
Kasse	5 800,00
Summe	420 000,00	Summe	420 000,00

Wie man dabei vorgeht

Schritt	was zu tun ist	worauf zu achten ist
1	Gleichartige Inventarwerte zu je einer Bilanzposition addieren	Die drei Fahrzeuge werden zum Fuhrpark, die vier Forderungen zu einer Zahl. Mengen und Einzelpreise entfallen.
2	Positionen in die Kontenform einordnen	Links von oben nach unten zunehmend flüssig, rechts von oben nach unten abnehmend fristig. Das Eigenkapital steht rechts oben: Es ist das Kapital mit der längsten Bindung.
3	Beide Summen bilden und die Bilanz abschließen	Ort, Datum und Unterschrift des Inhabers. Ohne Unterschrift ist die Bilanz nicht ordnungsgemäß aufgestellt.

Die Probe

Das Eigenkapital wird nicht aus der Bilanz abgelesen, sondern aus dem Inventar übernommen. Es ist dort als Reinvermögen bereits errechnet. Stimmen die beiden Bilanzsummen anschließend nicht überein, liegt der Fehler deshalb fast nie im Eigenkapital, sondern in einer falsch addierten oder vergessenen Position:

Aktiva 420 000,00 € = Passiva 165 000,00 € + 255 000,00 € = 420 000,00 € ✓

Zusammenfassen, ordnen, abschließen. Und am Ende müssen beide Summen übereinstimmen.

Inventur, Inventar und Bilanz im Zusammenhang

Die drei Begriffe werden ständig verwechselt, dabei lassen sie sich an einer einzigen Frage auseinanderhalten: Ist das eine Tätigkeit oder ein Schriftstück, und wenn ein Schriftstück, wie ausführlich?

Prüffrage	Inventur	Inventar	Bilanz
Tätigkeit oder Schriftstück?	Tätigkeit	Schriftstück	Schriftstück
Was entsteht dabei?	Zähllisten und Aufnahmebelege	das vollständige Verzeichnis	die Kurzfassung auf einer Seite
Stehen Mengen darin?	ja, nur Mengen	ja, mit Einzel- und Gesamtwert	nein, nur Gesamtwerte
Wie ist es angeordnet?	nach Lagerorten	untereinander in Staffelform	nebeneinander in Kontenform
Steht das Eigenkapital darin?	nein	ja, am Ende als Reinvermögen	ja, rechts oben

Die Reihenfolge ist zwingend: Die Inventur liefert die Mengen, das Inventar bewertet sie, die Bilanz fasst sie zusammen. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf: Wer die Bilanz ohne gezählten Bestand aufstellt, schreibt Zahlen auf, für die es keinen Beleg gibt.

Was für Inventar und Bilanz gleichermaßen gilt

Beide sind keine freiwilligen Unterlagen, sondern Pflicht nach § 240 und § 242 HGB. Für beide gilt dasselbe:

Pflicht	Rechtsgrundlage
aufzustellen bei Gründung und zum Schluss jedes Geschäftsjahres	§ 240 Abs. 1 und 2, § 242 Abs. 1 HGB
vom Kaufmann zu unterzeichnen	§ 245 HGB
zehn Jahre aufzubewahren	§ 257 Abs. 4 HGB

Achtung bei der Aufbewahrungsfrist: Für Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren. Nur für Buchungsbelege wurde die Frist auf acht Jahre verkürzt. Wer das verwechselt, vernichtet zu früh.

Wo sie sich unterscheiden

Der Unterschied ist immer derselbe Tausch: Genauigkeit gegen Übersicht.

Frage	Antwort im Inventar	Antwort in der Bilanz
Wie viele Kabeltrommeln liegen im Lager?	300 Stück à 18,00 €	nicht ersichtlich, nur „Waren 26 200,00 €“
Wie hoch ist das Umlaufvermögen insgesamt?	erst nach Durchlesen mehrerer Seiten	auf einen Blick
Deckt das Eigenkapital das Anlagevermögen?	kaum erkennbar	durch Gegenüberstellung sofort

Deshalb ersetzt keines das andere, und deshalb sind beide aufzubewahren.

Inventur ist die Tätigkeit, Inventar das ausführliche Verzeichnis, Bilanz die Kurzfassung in Kontenform.

Übung: Inventur und Inventar

Erst das richtige Aufnahmeverfahren, dann die saubere Zuordnung. Der Rest ist Rechnen.

Übung: Bilanz aufstellen und ergänzen

Die fehlende Größe ergibt sich immer aus der Bilanzgleichung: Eine Seite ist so hoch wie die andere.

Der Buchungssatz: Buchen ist Umziehen

Stell dir vor, du hast zwei Kisten. In der einen liegt dein Geld, in der anderen dein Zeug. Wenn du etwas kaufst, wandert etwas von einer Kiste in die andere. Es verschwindet nichts, es zieht nur um.

Genau das schreibst du beim Buchen auf: Wo kommt es her, wo geht es hin.

Warum immer zwei Seiten? Weil nie nur eine Sache passiert. Du holst Ware auf Rechnung: Du hast jetzt Ware im Lager, und du hast Schulden beim Lieferanten. Beides ist wahr, beides muss aufs Papier. Schreibst du nur die Ware auf, sieht es aus, als hättest du sie geschenkt bekommen. Schreibst du nur die Schuld auf, hast du Schulden ohne Gegenwert. Beides Unsinn.

Der eiserne Grundsatz: Links so viel wie rechts. Immer. Wenn das nicht aufgeht, hast du dich verrechnet.

Und was kommt links hin? Der einfache Trick: Was du bekommst, steht links. Woher es kommt, steht rechts. Du kriegst Ware → Ware links. Sie kommt vom Lieferanten, dem du sie schuldest → Verbindlichkeiten rechts. „Waren an Verbindlichkeiten 1.000 €“. Das „an“ in der Mitte ist die Trennlinie: links Empfänger, rechts Quelle.

Die Gegenprobe: Frag dich „Bin ich jetzt ärmer geworden?“ Nein. Du hast 20.000 € weniger auf dem Konto, aber einen Stapler im Hof, der genauso viel wert ist. Dein Vermögen ist gleich geblieben, es hat nur die Form gewechselt. Von Geld zu Stapler.

Wenn du unsicher bist: Sprich den Vorgang laut aus, in ganz normalen Worten. „Ich kriege einen Stapler und bezahle von der Bank.“ „Ich kriege Ware und schulde sie noch.“ In dem Satz stecken immer beide Konten drin. Was du kriegst, steht links. Was weggeht oder was du schuldest, steht rechts.

Bilanzveränderung 1: Aktivtausch

Eine Aktivposition steigt, eine andere sinkt um denselben Betrag. Beispiel: Du hebst 2.000 € vom Bankkonto ab und legst sie in die Kasse. Kasse an Bank 2.000 €. Beide Konten sind Aktivkonten: Die Passivseite wird gar nicht berührt, die Bilanzsumme bleibt gleich.

Bilanzveränderung 2: Passivtausch

Eine Passivposition steigt, eine andere sinkt um denselben Betrag. Beispiel: Eine Lieferantenschuld über 5.000 € wird in ein Bankdarlehen umgewandelt. Verbindlichkeiten aLL an Darlehen 5.000 €. Die Schuld bleibt, sie hat nur einen neuen Gläubiger. Bilanzsumme unverändert.

Passivtausch heißt nicht automatisch, dass sich nichts ändert. Aus einer kurzfristigen Schuld wird hier eine langfristige: Der Druck auf die Zahlungsfähigkeit sinkt, obwohl die Bilanzsumme gleich bleibt.

Ein zweiter Fall zeigt das noch deutlicher: Wandelt der Inhaber ein Privatdarlehen über 16.000 €, das er dem Betrieb gegeben hat, in Eigenkapital um, bleibt die Bilanzsumme ebenfalls unverändert, aber aus Fremdkapital wird Eigenkapital, und die Eigenkapitalquote steigt spürbar.

Bilanzveränderung 3: Aktiv-Passiv-Mehrung

Beide Seiten steigen um denselben Betrag: Die Bilanz wird länger. Beispiel: Die Bank zahlt dir ein Darlehen über 10.000 € auf dein Konto aus. Bank an Darlehen 10.000 €. Links kommt Geld dazu, rechts die Schuld dafür.

Bilanzveränderung 4: Aktiv-Passiv-Minderung

Beide Seiten sinken um denselben Betrag: Die Bilanz wird kürzer. Beispiel: Du bezahlst eine Lieferantenrechnung über 5.000 € per Banküberweisung. Verbindlichkeiten aLL an Bank 5.000 €. Geld ist weg, aber die Schuld ist es auch.

Was dabei leicht übersehen wird: Obwohl kein einziger Euro Eigenkapital hinzukommt, steigt die Eigenkapitalquote. Sie ist ein Anteil an der Bilanzsumme, und die ist gerade geschrumpft. Dasselbe passiert bei jeder Tilgung, etwa einer Darlehensrate.

Zwei Seiten, gleiche Summe, nichts verschwindet. Tausch = Bilanzsumme bleibt. Mehrung/Minderung = beide Seiten gemeinsam rauf oder runter.

Der zusammengesetzte Buchungssatz

Bis jetzt hattest du Geschäftsfälle mit zwei Konten: eins im Soll, eins im Haben. Sobald aber eine Rechnung mit Umsatzsteuer im Spiel ist, reichen zwei Konten nicht mehr. Dann brauchst du einen zusammengesetzten Buchungssatz. Die Ziffern im Text findest du als rote und grüne Punkte in der Grafik wieder.

1. Der Unterschied. Ein einfacher Buchungssatz hat genau zwei Konten. Ein zusammengesetzter hat drei oder mehr. Mehr steckt hinter dem Wort nicht. Im Beispiel sind es Waren, Vorsteuer und Verbindlichkeiten, also drei Konten in einer einzigen Buchung. Die Regel bleibt trotzdem dieselbe wie beim einfachen Buchungssatz: Die Summe links muss der Summe rechts entsprechen. Hier sind das 2.000 € plus 380 € auf der einen Seite und 2.380 € auf der anderen. Es geht auf.

Vorsteuer: die Steuer beim Einkauf

2. Was Vorsteuer ist. Wenn du etwas einkaufst, schreibt dir dein Lieferant Umsatzsteuer auf die Rechnung. Aus deiner Sicht heißt diese Steuer Vorsteuer. Es ist derselbe Betrag, nur aus der anderen Blickrichtung: Für den Lieferanten ist es seine Umsatzsteuer, für dich ist es deine Vorsteuer. Du kaufst Ware für 2.000 € netto. Darauf kommen 19 %, also 380 €. Überweisen musst du 2.380 €.

3. Warum sie im Soll steht. Die 380 € sind für dich keine Kosten. Du bekommst sie vom Finanzamt zurück. Damit hast du eine Forderung gegen das Finanzamt, und eine Forderung ist Vermögen, also ein Aktivkonto. Aktivkonten nehmen im Soll zu. Deshalb steht die Vorsteuer links.

4. Der Buchungssatz. Zwei Positionen im Soll, eine im Haben:

Merk dir die Aufteilung: Der Nettobetrag geht auf das Warenkonto, die Steuer auf das Vorsteuerkonto, und der Bruttobetrag ist das, was du dem Lieferanten wirklich schuldest.

Umsatzsteuer: die Steuer beim Verkauf

5. Was Umsatzsteuer ist. Jetzt drehst du den Spieß um. Du verkaufst Ware und schreibst deinem Kunden eine Rechnung. Auf den Nettopreis schlägst du 19 % drauf. Diese Steuer heißt aus deiner Sicht Umsatzsteuer, weil sie mit deinem Umsatz entsteht. Du verkaufst für 3.000 € netto, darauf 570 € Steuer, in Rechnung stellst du 3.570 €.

6. Warum sie im Haben steht. Die 570 € gehören dir nicht. Du hast sie nur für das Finanzamt eingesammelt und musst sie weiterleiten. Damit hast du eine Schuld gegenüber dem Finanzamt, und Schulden stehen auf der Passivseite. Passivkonten nehmen im Haben zu. Deshalb steht die Umsatzsteuer rechts.

7. Der Buchungssatz. Jetzt genau umgekehrt: eine Position im Soll, zwei im Haben:

Auch hier gilt: 3.000 plus 570 ergeben 3.570. Links so viel wie rechts.

Die Farben in der Grafik sind kein Zufall, sondern folgen direkt aus der Kontoart: Vorsteuer ist ein Aktivkonto und wächst im Soll (rot). Umsatzsteuer ist ein Passivkonto und wächst im Haben (grün).

Vorsteuer zahlst du vorher, beim Einkauf. Umsatzsteuer entsteht mit dem Umsatz, beim Verkauf. Für deinen Betrieb ist die Steuer ein durchlaufender Posten: Du kassierst sie ein und leitest sie weiter. Zahlen tut sie der Endverbraucher.

Warum nach jedem Geschäftsvorfall keine neue Bilanz entsteht

Rechnen wir kurz nach. Ein mittlerer Handelsbetrieb hat pro Arbeitstag leicht 200 Geschäftsvorfälle: Wareneingänge, Rechnungen, Zahlungen, Entnahmen. Bei 250 Arbeitstagen sind das 50 000 Bilanzen im Jahr, wenn man nach jedem Vorfall eine neue aufstellen wollte.

Das ist nicht nur unpraktisch, sondern auch nicht erlaubt: Eine vorhandene Bilanz nachträglich zu überschreiben, zu radieren oder unleserlich zu machen, verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Was einmal gebucht ist, muss lesbar bleiben.

Die Buchführung löst beides mit einem einzigen Kunstgriff: Die Bilanz wird zu Beginn des Jahres in ihre Einzelteile zerlegt. Jede Bilanzposition bekommt ein eigenes Blatt (ein Konto), auf das ihr Anfangsbestand übertragen wird. Während des Jahres werden dann nicht Bilanzen geschrieben, sondern nur noch Veränderungen auf diesen Konten vermerkt.

Bilanzseite	Kontoart	Beispiele
Aktiva	aktive Bestandskonten	Grundstücke, Fuhrpark, Waren, Forderungen, Bank, Kasse
Passiva	passive Bestandskonten	Eigenkapital, Hypothek, Darlehen, Verbindlichkeiten

Am Jahresende werden die Konten abgeschlossen, und aus ihren Schlussbeständen setzt sich die neue Bilanz wieder zusammen. Der Kreislauf eines Geschäftsjahres sieht also so aus:

wann	was geschieht
Jahresbeginn	Die Schlussbilanz des Vorjahres wird aufgelöst: Jede Position wird zum Anfangsbestand eines Kontos.
laufendes Jahr	Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht, nie auf nur einem.
Jahresende	Jedes Konto wird abgeschlossen; sein Schlussbestand wird zu einer Bilanzposition.

Die Bilanz verschwindet während des Jahres also nicht, sie ist nur auseinandergenommen. Deshalb gilt der Satz: Die Konten sind aus der Bilanz abgeleitet, nicht umgekehrt.

Für jede Bilanzposition ein Konto. Gebucht wird auf den Konten, die Bilanz entsteht erst am Jahresende wieder.

Das T-Konto: Soll und Haben

Ein Konto ist im Grunde nur ein Blatt mit einem Strich in der Mitte und einem Strich darüber, daher der Name T-Konto. Konto kommt aus dem Italienischen und heißt schlicht Rechnung.

Der Strich in der Mitte hat einen handfesten Zweck: Zugänge und Abgänge werden nicht gegeneinander verrechnet, sondern getrennt aufgeschrieben. Am Jahresende sieht man deshalb nicht nur, was übrig ist, sondern auch, wie viel insgesamt hinein- und wie viel herausgegangen ist. Wer alles in eine Spalte schreiben und laufend saldieren würde, verlöre diese Information.

• Die linke Seite heißt Soll.
• Die rechte Seite heißt Haben.

Die beiden Begriffe haben mit „sollen“ und „haben“ nichts zu tun. Sie sind reine Bezeichnungen für links und rechts. Wer das akzeptiert, spart sich viel Grübelei.

Wo Anfangsbestand und Zugänge stehen

	aktives Bestandskonto	passives Bestandskonto
Anfangsbestand	Soll (links)	Haben (rechts)
Zugänge	Soll	Haben
Abgänge	Haben	Soll
Schlussbestand	Haben (zum Ausgleich)	Soll (zum Ausgleich)

Die Seite des Anfangsbestands entspricht also der Bilanzseite: Aktivkonten beginnen links, Passivkonten rechts. Zugänge stehen immer auf derselben Seite wie der Anfangsbestand, Abgänge auf der Gegenseite.

Soll ist links, Haben ist rechts. Der Anfangsbestand steht auf der Seite, auf der die Position auch in der Bilanz steht.

Übung: Welche Bilanzveränderung liegt vor?

Bei jedem Geschäftsvorfall führt derselbe Weg zum Ziel. Erst wenn die ersten drei Fragen beantwortet sind, ergibt sich die vierte von selbst:

Frage	Beispiel: Wareneinkauf auf Ziel, 3 600 €
Welche zwei Konten sind betroffen?	Waren und Verbindlichkeiten
Ist jedes davon ein Aktiv- oder ein Passivkonto?	Waren = Aktiv, Verbindlichkeiten = Passiv
Nimmt es zu oder ab?	beide nehmen zu
Also: welche Bilanzveränderung?	links + und rechts + = Aktiv-Passiv-Mehrung

Zwei Konten sind es immer. Wer nur eins findet, hat den Vorfall nicht zu Ende gedacht.

Zwei Konten, zwei Richtungen: Tausch lässt die Bilanzsumme gleich, Mehrung und Minderung verändern sie.